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Le syndic de copropriété, quels documents ?

Syndic de copropriété

Le syndic de copropriété, quels documents demander avant votre achat d’appartement ?

Que vous soyez acquéreur ou vendeur d’un appartement, dès que vous êtes intéressé par l’acquisition ou la vente d’un appartement, donc bien avant la signature d’un compromis de vente, le syndic doit obligatoirement mettre gratuitement à votre disposition les 2 documents suivants :

  • le carnet d’entretien,
  • la fiche synthétique.

Lorsque vous serez prêts à signer le compromis, vous aurez un pré-état daté, qui peut ne pas être facturé.

Le jour de la signature définitive de votre acte d’acquisition, un état daté, qui lui, est facturé, à la charge du vendeur.

Voyons ci-dessous les éléments essentiels à propos de ces 4 documents. Prenez le temps de lire cet article, surtout si vous êtes investisseur débutant.

1. Le carnet d’entretien

Tout immeuble en copropriété doit avoir son carnet d’entretien. Ce document répertorie
des informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble.
Il doit être réalisé, tenu et mis à jour par le syndic. Le carnet d’entretien est consultable
sur demande d’un copropriétaire
auprès du syndic de copropriété.

Contenu du carnet d’entretien

Le carnet d’entretien mentionne au moins obligatoirement les éléments suivants :

  • adresse de l’immeuble,
  • identité du syndic de copropriété en exercice,
  • références des contrats d’assurances souscrits par le syndicat de copropriétaires avec leurs dates d’échéance,
  • références des contrats d’assurances dommages ouvrages souscrits pour le compte du syndicat de copropriétaires dont la garantie est en cours,
  • année de réalisation des travaux importants (par exemple, ravalement de façade, réfection
    de toiture, remplacement de chaudière) et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux,
  • références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs et dates d’échéance de ces contrats,
  • diagnostic technique global,
  • échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l’assemblée générale des copropriétaires.

Consultation et délivrance d’une copie du carnet d’entretien

Si vous êtes vendeur, donc actuellement propriétaire de l’appartement, le carnet d’entretien doit être consultable en accès en ligne proposé par le syndic. Si vous êtes l’acquéreur, vous pouvez demander au propriétaire ou à l’agence immobilière de vous donner cet accès, gratuitement.

Une copie papier du carnet d’entretien peut être remise par le syndic à tout copropriétaire qui en fait la demande par tous moyens, aux frais de ce dernier.

Textes de référence

Articles 18 et 45-1 de la loi du 10 juillet 1965,
Article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1965,
– Décret n° 2001-477 du 30 mai 2001.

2. La fiche synthétique

La fiche synthétique informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l’état de l’immeuble. Cette fiche est obligatoire dans toutes les copropriétés. Elle doit être réalisée par le syndic et mise à jour tous les ans.

NB : La fiche synthétique doit obligatoirement être annexée à la promesse de vente, en cas de vente de bien en copropriété. C’est en général le notaire qui se charge de cette tâche.

Contenu de la fiche synthétique

  • Identification de la copropriété, du syndic ou de l’administrateur provisoire,
  • Organisation juridique de la copropriété,
  • Caractéristiques techniques de la copropriété (dont nombre de lots et période de construction),
  • Équipements de la copropriété (type de chauffage, ascenseur, wifi collectif, etc),
  • Caractéristiques financières de la copropriété (dont le montant des charges, les éventuelles dettes de la copropriété, les impayés de la part de certains co-propriétaires, le montant du fonds de travaux).

Consultation de la fiche synthétique

La fiche synthétique peut être consultée gratuitement par tout copropriétaire. La demande doit être formulée au syndic par tous moyens. Si vous êtes acquéreur, vous pouvez demander au vendeur de vous la fournir.

Il est important que vous soyez au courant des charges que vous devrez payer une fois que vous serez propriétaire. C’est à prendre en compte dans le calcul de la rentabilité de votre futur investissement. Vous pouvez d’ailleurs utiliser cet outil gratuit de bilan prévisionnel.

Textes de référence

Article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965,
– Décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 fixant le contenu de la fiche synthétique de la copropriété.

3. Le pré-état daté

Le pré-état daté désigne l’ensemble des documents et informations qui doivent être transmis à l’acquéreur d’un lot en copropriété. Il ne doit pas être confondu avec l’état daté (voir paragraphe suivant). Il est souvent fourni le jour de la signature du compromis de vente.

Contenu du pré-état daté

  • fiche synthétique de la copropriété,
  • règlement de copropriété1,
  • état descriptif de division (les tantièmes),
  • procès verbaux des assemblées générales des 3 dernières années,
  • le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel,
  • les sommes susceptibles d’être dues au syndicat des copropriétaires par l’acquéreur,
  • l’état global des impayés de charges au sein du syndicat,
  • la dette vis-à-vis des fournisseurs,
  • le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot principal vendu (votre appartement) et le montant de la dernière cotisation au fonds versée par le copropriétaire vendeur au titre de son lot,
  • le carnet d’entretien de l’immeuble,
  • le cas échéant, les conclusions du diagnostic technique global lorsqu’il a été réalisé.

1 – Règlement de copropriété : vous devez vérifier s’il est explicitement interdit l’exploitation de l’appartement en meublé de tourisme. Ca peut arriver.

Consultation et délivrance du pré-état daté

Le pré-état daté n’a pas d’existence légale. Cette appellation résulte de la pratique notariale et des agents immobiliers.

NB : Les textes ne définissent pas sur qui pèse l’obligation de communication de ces différents documents. Il peut donc s’agir aussi bien du copropriétaire vendeur que du syndic. Le pré-état daté ne peut être facturé que si le demandeur s’est rapproché du syndic et que ce dernier lui a communiqué préalablement le montant de ses honoraires. Le pré-état daté peut être fourni gratuitement à l’acquéreur par le vendeur.

NB (pour les vendeurs) : attention, certaines notaires ont pris l’habitude de systématiquement demander un pré-état daté directement auprès du syndic. Du coup, vous devrez en payer le montant des honoraires le jour de la signature de l’acte de vente (entre 200 et 400 euros selon les syndics).

Textes de référence

Article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation,
Article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965,
– Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.

4. L’état daté

L’état daté est le document établi par le syndic à l’occasion d’une mutation (vente, donation) en vue d’informer l’acheteur des conséquences financières de son achat et du montant des charges attachées au lot qu’il souhaite acquérir.

Contenu de l’état daté

L’état daté contient quasiment la même chose que le pré-état daté (voir paragraphe précédent). A la différence qu’il est à jour à la date de signature de l’acte de vente.

Consultation et délivrance de l’état daté

Contrairement au pré-état daté, qui peut être réalisé aussi bien par le vendeur que par le syndic, seul le syndic peut, de par la loi, établir l’état daté. C’est donc un document facturé (entre 200 et 500 €), payé par le vendeur.

Textes de référence

Article 5 du décret du 17 mars 1967,
– Décret n° 2020-153 du 21 février 2020.

Pour conclure

Avant d’acheter un appartement, pensez à exiger auprès du syndic de copropriété, d’avoir accès aux informations mentionnées dans cet article. A savoir : carnet d’entretien, fiche synthétique et les derniers PV d’AG (procès verbaux d’assemblée générale). Vous obtiendrez ainsi des informations concernant les tantièmes, les charges courantes, les dettes de la copropriété et les travaux prévus.

Prenez le temps de lire les PV d’AG. Cela vous donnera beaucoup d’informations utiles à propos non seulement du logement et du bâtiment, mais également concernant l’état d’esprit dans lequel est gérée la copropriété.

Copyright : Fabien Macip – 2023

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